Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khẩu

Mỗi lô hàng nhập khẩu đều cần làm thủ tục hải quan hay còn gọi là thông quan lô hàng. Trong bài viết này Vạn Hải sẽ trình bày chi tiết quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Thủ tục hải quan là gì?

Theo Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014, thủ tục hải quan được định nghĩa là những công việc mà đối tượng khai hải quan và công chức hải quan phải thục hiện theo quy định của pháp luật đối với hàng hóa và phương tiện vận tải.

Thuật ngữ thủ tục hải quan trong tiếng anh là Custome Procedure.

Xem thêm: Dịch vụ khai thuê hải quan của Vạn Hải Group

2. Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập

Tùy thuộc vào loại hàng hóa nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan sẽ khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản các bước làm thủ tục hải quan hàng nhập bao gồm  bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Xác định loại hàng nhập khẩu thuộc diện nào, có tên trong danh sách hàng hoá đặc biệt, hạn chế nhập khẩu hay cấm nhập khẩu là điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm. Cụ thể:

• Hàng thương mại thông thường: Đây là những loại hàng hóa đủ điều kiện để nhập khẩu theo thủ tục thông thường.
• Hàng bị cấm: Trong trường hợp các mặt hàng có tên trong danh mục hàng bị cấm nhập khẩu, doanh nghiệp phải ngưng nhập khẩu cho loại hàng này để tránh rắc rối về mặt pháp lý. Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng tham khảo danh mục hàng bị cấm nhập khẩu theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
• Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Được quy định rõ ràng tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Theo quy định này, các doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục trước khi chuyển hàng về cảng. Phải thực hiện đúng quy định để tránh phát sinh các chi phí liên quan đến thuê kho chứa hàng, thuê bãi tỏng trong thời gian chờ cấp phép.
• Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố hợp chuẩn hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng. Quy trình chi tiết cho việc này được quy định trong Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Công tác kiểm tra chuyên ngành cho các mặt hàng này sẽ được tiến hành sau khi hàng được đưa đến cảng. Theo đó, cơ quan chức năng sẽ tới tận nơi lấy mẫu để tiến hành kiểm tra. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện các thủ tục còn lại.

Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu

Các chứng từ khai báo hải quan cần thiết bao gồm:

• Hợp đồng thương mại
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
•  Phiếu đóng gói hàng hoá – Packing list
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa(C/O)  (nếu có)
• Vận đơn lô hàng – Bill of Lading (B/L)

Ngoài ra, bạn cũng cần phải chuẩn bị một số chứng từ khác, như:

• Thông báo hàng đến – Arrival Notice
• Hóa đơn cước
• Chi phí địa phương – Local Charges (nếu có)
• Catalogue hàng hóa (nếu có)
• Giấy giới thiệu
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Nếu lô hàng không yêu cầu phải kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu, bao gồm: kiểm tra về chất lượng, văn hóa, y tế; kiểm dịch động/thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm,…

Để thực hiện việc kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký, lấy số tiếp nhận đăng ký (có đóng dấu xác nhận), kèm theo bộ hồ sơ  xuất trình hải quan. Tùy trường hợp, bạn có thể làm thủ tục kiểm tra hàng hóa tại cửa khẩu luôn hoặc mang hàng về bảo quản.

Một số kiểm tra chuyên ngành cần phải có giấy phép hoặc kết quả đạt chất lượng mới được thông quan như: Kiểm dịch, , tiền chất, khai báo hóa chất…

Lưu ý: Cần cập nhật thông tư, nghị định, quy định hiện hành để kiểm tra hàng này có phải kiểm tra, xin giấy phép hay không.

Bước 4: Kiểm tra các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác

Chứng từ khai báo hải quan hàng nhập nên được kiểm tra theo thứ tự ưu tiên lần lượt là:

• Giấy phép nhập khẩu
• C/O gốc ưu đãi thuế
• Commercial Invoice
• Bill of Lading
• Contract
• Các chứng từ khác,…

Đặc biệt, đối với các lô hàng có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ưu đãi thuế nhập khẩu như C/O form E, D, AJ, AK, VJ,… thì phải đảm bảo chính xác 100% từng câu chữ, số liệu, con dấu. Vì chỉ cần sai một lỗi nhỏ là C/O có thể không được áp dụng và không được hưởng ưu đãi thuế. Có thể tham khảo những chi tiết cần đối chiếu như:

• Kiểm tra số và ngày hợp đồng invoice, packing, bill
• Kiểm tra điều kiện giao hàng
• Kiểm tra thông tin chi tiết trên các chứng từ để xem xét tính hợp lệ (Thông tin shipper, Consignee, đơn giá, trị giá, số lượng, số kiện, số kg, xuất xứ, phương thức thanh toán, ETA, cảng dỡ hàng, kho dỡ hàng,…)

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi kiểm tra chính xác các thông tin trên tờ khai điện tử, tiến hành khai trước thông tin tờ khai (EDA), bằng cách đăng nhập vào chữ ký số của công ty và nhận về số tờ khai là và thông tin tờ khai hoặc website thaison.vn.

Trong trường hợp bạn sai một trong 06 tiêu chí dưới đây bạn bắt buộc phải hủy tờ khai:

• Mã loại hình
• Mã phân loại hàng hóa
• Mã hiệu phương thức vận chuyển
• Cơ quan hải quan
• Mã người nhập khẩu
• Mã đại lý hải quan

Bước 6: Xuất trình hồ sơ hải quan

• Tờ khai luồng Xanh: Hệ thống đã thông quan, nộp thuế (nếu có) và làm thủ tục thanh lý, nhận hàng.
• Tờ khai luồng Vàng: Hải quan kiểm tra chứng từ được đính kèm trên hệ thống V5. Trường hợp lô hàng có giấy phép nhập khẩu, hoặc CO gốc ưu đãi thì xuất trình bản gốc theo quy định
• Tờ khai luồng Đỏ: Tương tự như luồng Vàng, Chi cục Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ đã đính kèm trên hệ thống V5. Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”). Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường trực tiếp, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo thì tùy theo mức độ mà bị xử lý.

Sau khi đã có tờ khai thông quan/ giải phóng hàng/ mang hàng về bảo quản, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai và làm nốt thủ tục tại cửa khẩu nhập khẩu để nhận hàng. Các tờ khai trạng thái giải phóng hàng/ mang hàng về bảo quản, doanh nghiệp sẽ bổ sung kết quả kiểm tra chuyên ngành cho cơ quan hải quan, hoặc các thủ tục cần thiết tùy theo từng lô hàng cụ thể để thông quan lô hàng đúng thời gian quy định.

Bước 7: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu

Khi tờ khai đã được truyền và thông qua, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mình. Đối với các lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ cần phải thực hiện việc nộp hai loại thuế quan trọng sau:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào tính đặc thù của từng loại hàng hoá, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm các loại thuế khác như thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.

Bước 8: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hoá về kho bảo quản

Đây là bước cuối cùng mà doanh nghiệp cần thực hiện sau khi hoàn thành mọi thủ tục liên quan đến hải quan và nộp thuế. Tại thời điểm này, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng 2 việc quan trọng sau:

• Thuê phương tiện vận chuyển để chở hàng về.
• Thuê nhà kho hoặc bến bãi để bảo quản hàng hóa.

Lưu ý rằng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng lệnh giao hàng vẫn còn hiệu lực. Trong trường hợp không còn hiệu lực, cần làm việc với hãng tàu để gia hạn lại. Sau đó, người đại diện của doanh nghiệp sẽ tới phòng thương vụ của Cảng để nộp các giấy tờ như D/O (Delivery Order – Lệnh Giao Hàng), mã vạch tờ khai hải quan, giấy giới thiệu từ chủ hàng… Nhân viên sẽ tạo hóa đơn và bạn sẽ thanh toán các khoản phí cần thiết.

Người đại diện chỉ việc nộp phí và nhận phiếu ER (Exchange Receipt – Phiếu Giao Nhận) thể hiện việc giao nhận hàng. Sau đó, chỉ cần thực hiện công việc bốc xếp hàng lên xe và vận chuyển về kho để bảo quản.

Trên đây là các thông tin về Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khẩu. Vạn Hải hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn các thông tin cần thiết để tham khảo và làm các công việc trong ngành xuất nhập khẩu. Nếu bạn có bất cứ vấn đề thắc mắc liên quan đến thủ tục hải quan, đừng ngần ngại liên hệ Vạn Hải để được hỗ trợ nhé!