Thủ tục hải quan là gì? Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu bao gồm những công việc gì?  Cùng Vạn Hải tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!

1. Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan trong tiếng Anh được gọi là “Customs Procedures,” được hiểu là những thủ tục phải được thực hiện để hàng hóa hoặc phương tiện vận chuyển có thể nhập khẩu/nhập cảnh hoặc xuất khẩu/xuất cảnh tại một quốc gia cụ thể. 

Ví dụ: Nếu bạn dự định nhập khẩu hàng hóa của mình vào một quốc gia, bạn phải tuân thủ các thủ tục hải quan của quốc gia đó. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa của bạn có thể nhập cảnh hợp pháp và được phân phối trong quốc gia đó.

2. Ai là người phải làm thủ tục hải quan?

Dựa theo quy định tại Nghị định số 08/20/2015/NĐ-CP, những cá nhân và tổ chức sau đây cần thực hiện thủ tục hải quan, bao gồm: 

• Chủ hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu. Trong trường hợp chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài và không có mặt tại Việt Nam, thì cần phải thực hiện thủ tục hải quan qua đại lý thủ tục hải quan. 
• Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải xuất/nhập/quá cảnh hoặc người được ủy quyền bởi chủ phương tiện vận tải xuất/nhập cảnh. 
• Người được chủ hàng hóa ủy quyền trong các trường hợp như: hàng hóa là quà biếu, quà tặng cá nhân; hành lý gửi trước hoặc gửi sau chuyến đi của người xuất/nhập cảnh. 
• Đối tượng cung cấp dịch vụ quá cảnh hàng hóa. 
• Đại lý làm thủ tục hải quan. 
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế, chuyển phát nhanh quốc tế, trừ trường hợp chủ hàng hóa có yêu cầu khác. 

3. Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa bao gồm 5 bước cơ bản:

• Bước 1: Kiểm tra loại hàng hóa xuất khẩu
• Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu
• Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan
• Bước 4: Xuất trình hồ sơ hải quan
• Bước 5: Thanh lý tờ khai và hoàn tất thủ tục hải quan

Tiếp theo, cùng theo dõi hướng dẫn nội dung chi tiết từng bước nhé!

Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói của Vạn Hải Group

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa có thuộc diện đặc biệt hay không?

Không phải tất cả các loại hàng hóa đều được phép xuất khẩu ra nước ngoài. Vì vậy, trước khi thực hiện việc xuất khẩu một mặt hàng, điều quan trọng đầu tiên là phải kiểm tra xem loại hàng hóa này thuộc diện nào, liệu có nằm trong danh mục các mặt hàng cấm xuất khẩu hay không. Danh mục hàng hóa bị cấm xuất khẩu được quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018 của Chính phủ.

Hàng hóa xuất khẩu được phân chia thành các loại như sau: 

• Nhóm hàng hóa thương mại thông thường: Đây là nhóm hàng hóa không bị hạn chế xuất khẩu và thủ tục liên quan cũng không quá phức tạp hay rườm rà. 
• Hàng cấm: Đây là nhóm hàng hóa không thể được xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. 
• Nhóm hàng hóa cần xin giấy phép xuất khẩu: Đối với nhóm này, khi thực hiện thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp cần phải xin đầy đủ các loại giấy phép. Ví dụ như: thuốc tân dược, động thực vật, hạt giống, mẫu khoáng sản, chất lỏng, gỗ và các sản phẩm từ gỗ,  mỹ phẩm, sách báo, than, ổ đĩa cứng. 
• Nhóm hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành: Thông thường thì hàng hóa nhập khẩu sẽ phải trải qua kiểm tra chuyên ngành bởi cơ quan chức năng nhiều hơn là hàng hóa xuất khẩu. Hiện tại, vẫn chưa có quy định cụ thể về danh mục các mặt hàng cần phải kiểm tra chuyên ngành khi xuất khẩu ra nước ngoài. 
• Nhóm hàng hóa phải chịu thuế xuất khẩu: Để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp cần phải đóng đầy đủ thuế nếu loại hàng này phải chịu thuế xuất khẩu. 
• Nhóm hàng hóa xuất khẩu theo hạn ngạch: Đây là loại hàng hóa bị hạn chế về số lượng, khối lượng hoặc giá trị khi doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu ra nước ngoài. 

Người làm thủ tục cần phân biệt được “kiểm tra chuyên ngành thuộc quy định đối với thủ tục hải quan hàng xuất khẩu” và “kiểm tra theo yêu cầu của nhà nhập khẩu đối với hàng Việt Nam khi xuất vào thị trường của nước nhập khẩu”. Trường hợp chỉ theo yêu cầu của nhà nhập khẩu thì không phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan).

Tùy thuộc vào việc hàng hóa của bạn thuộc diện nào mà cần chuẩn bị hoàn thiện các thủ tục và nghĩa vụ phù hợp. Điều này giúp cho việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa sau này diễn ra thuận lợi hơn.

Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu 

Sau khi đã hoàn tất việc xác định loại hàng hóa, bạn sẽ biết được cần chuẩn bị gì ở các bước tiếp theo. Cụ thể, ở bước 2 bạn sẽ cần phải chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan. Đồng thời, kiểm tra đối chiếu thông tin trên chứng từ đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và hợp lệ

Vậy làm thủ tục hải quan cần chứng từ gì?

Dưới đây là những chứng từ bạn cần chuẩn bị để làm thủ tục hải quan:

• Hợp đồng thương mại – Sales contract
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
• Phiếu đóng gói hàng hóa – Packing List
• Booking
• Giấy giới thiệu
• Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
• Các giấy phép khác tùy thuộc vào chính sách của từng mặt hàng xuất khẩu.

Các loại giấy tờ này sẽ khác nhau tuỳ từng mặt hàng đã được xác định ở bước 1. Ví dụ như: đối với mặt hàng gỗ bạn cần có bảng kê lâm sản, hóa đơn đầu vào, giấy phép khai thác,….
Tương tự như hàng nhập, các bạn kiểm tra thông tin trên từng chứng từ đã đầy đủ chưa, sau đó đối chiếu giữa các chứng từ với nhau để đảm bảo thông tin đã khớp nhau. Ví dụ như:

• Invoice: Ngoài các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, số lượng, đơn giá, trị giá hàng hóa thì một số thông tin thì nhà xuất khẩu thường sót không đề cập tới như: Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, xuất xứ hàng hóa,…
• Thứ tự ưu tiên kiểm tra: Giấy phép xuất khẩu, hạn ngạch, invoice, hợp đồng,…

Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

Dựa trên thông tin có sẵn từ bộ chứng từ, nhân viên khai báo hải quan sẽ sử dụng phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu và tạo tờ khai hải quan. Để thực hiện được bước này, bạn cần đảm bảo mình đã có phần mềm khai báo hải quan và chữ ký số đã được đăng ký để khai báo. Với các doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu tiên, cần thực hiện một số bước bổ sung, bao gồm: 

• Mua chữ ký số từ các công ty đáng tin cậy như Viettel, BKAV, VNPT, Thái Sơn…
• Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan thông qua hệ thống VNACCS.
• Tải về và cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử. Hiện nay, phần mềm ECUS của công ty Thái Sơn là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến.
• Sau khi cài đặt thành công phần mềm khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc khai báo thông tin của lô hàng trên đó. Khi hoàn thành việc nhập tờ khai hải quan, doanh nghiệp sẽ in tờ khai và tiến hành các bước tiếp theo tại chi cục hải quan, như dưới đây.

Sau khi truyền tờ khai, đính chứng từ V5 đầy đủ, bạn xem kết quả trả về thuộc luồng xanh, vàng hay đỏ mà thực hiện các bước phía dưới.

Bước 4: Xuất trình hồ sơ hải quan

Sau khi khai báo hải quan thành công trên phần mềm điện tử, bộ hồ sơ hải quan của doanh nghiệp sẽ được phân ra thành 3 luồng là: xanh, đỏ và vàng. Ở mỗi kết quả phân luồng sẽ có quy định về thủ tục, và yêu cầu về giấy tờ khác nhau. Cụ thể,

Tờ khai luồng Xanh

Kết quả phân luồng là xanh, nếu hàng hóa được chấp nhận thông quan điện tử ngay sau khi truyền tờ khai và được phân luồng hải quan. Với kết quả này, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ để đem đến cơ quan hải quan, bao gồm:

• Phơi hạ hàng.
• Tờ in mã vạch (từ website của Tổng cục Hải quan).
• Phí hạ tầng (chỉ áp dụng khi làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng).

Cơ quan hải quan sẽ ký nháy, đóng dấu nội bộ lên mặt sau của tờ khai (ở một số cảng), lúc này doanh nghiệp đã có thể gửi tờ khai cho hãng tàu.

Tờ khai luồng Vàng

Nếu hồ sơ hải quan bị phân vào luồng vàng, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39). Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ mang bộ hồ sơ này đến chi cục hải quan để tiến hành việc kiểm tra bởi các công chức hải quan.

Tờ khai luồng Đỏ

Nếu hồ sơ được phân vào luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ cũng như tiến hành kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Quá trình kiểm tra hàng hóa (hay gọi là kiểm hóa) có thể sử dụng máy soi chuyên dụng hoặc cán bộ hải quan có thể mở container để thực hiện kiểm tra thủ công.

• Việc kiểm tra hàng hóa trong luồng đỏ là để xác định xem hàng hóa thực tế có khớp với thông tin đã nêu trong hồ sơ hay không.
• Nếu kết quả kiểm tra cho thấy giống nhau, thì doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện thủ tục hải quan tương tự như luồng xanh.
• Nếu hải quan phát hiện sai sót nhỏ, doanh nghiệp có thể sẽ được yêu cầu điều chỉnh tờ khai.
• Nếu hải quan phát hiện sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính. Thậm chí, trong những tình huống nghiêm trọng hơn, có khả năng hàng hóa của doanh nghiệp sẽ bị cấm xuất khẩu ra nước ngoài.

Sau khi tờ khai thông quan, tiến hành in mã vạch trên phần mềm hoặc website customs.gov.vn và mang ra khu vực giám sát để thanh lý tờ khai.

Bước 5: Thanh lý tờ khai và hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu

Tuỳ theo hình thức xuất khẩu cùng như địa điểm xuất khẩu mà bạn sẽ chuyển hàng ra bãi cảng, kho hàng CFS hoặc sân bay để hoàn tất thủ tục xuất hàng

• Đối với hàng air: Hàng được chuyển đến kho hàng sân bay để dán talon và cân hàng. Hải quan giám sát sẽ kiểm tra đối chiếu trọng lượng hàng hóa trên tờ khai và phiếu cân để xác nhận qua khu vực giám sát. Nếu hàng có sai lệch trọng lượng quá quy định cho phép sẽ yêu cầu doanh nghiệp tiến hành khai bổ sung điều chỉnh tờ khai.
• Đối với hàng sea LCL: Mang tờ khai thông quan, mã vạch, booking ra kho CFS tiến hành thanh lý, làm phiếu nhập kho
• Đối với hàng sea FCL: Kiểm tra đảm bảo container đã hạ vào bãi cảng, ký giám sát (đối với luồng đỏ) sau đó chỉ cần quét mã vạch tại cảng là xong.

Như vậy, trong bài viết trên Vạn Hải Group đã chia sẻ đến bạn quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu đối với hầu hết hàng hóa thông thường. Hy vọng với bài viết trên bạn đã tiếp nhận được những thông tin hữu ích phục vục cho công việc và học tập. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!