Nội dung bài viết

Commercial invoice là gì? Hóa đơn thương mại được dùng để làm gì trong hoạt động logistics, xuất nhập khẩu? Tất cả sẽ được Vạn Hải giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây. Cùng theo dõi ngay nhé!

1. Commercial invoice là gì?

Commercial Invoice hay Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được dùng để thanh toán giữa các bên xuất khẩu và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu phải thanh toán đúng số tiền đã được ghi rõ trong thỏa thuận cho người xuất khẩu. Thường thì, hóa đơn thương mại được cấp bởi nhà sản xuất.  

Hóa đơn thương mại được phát hành khi nào?

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc sau khi đóng hàng vào container. Bởi vì đó là thời điểm đã có đầy đủ thông tin chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa,…Đôi khi, hóa đơn thương mại cũng có thể phát hành đồng thời với hợp đồng giao hàng hoặc sau khi người mua thanh toán tiền hàng trước.

2. Tầm quan trọng của commercial invoice

Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể: 

  • Được dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện thanh toán. 
  • Được dùng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
  • Được dùng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.

3. Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại

mẫu commerical hay mẫu hóa đơn thương mại

Khi lập hóa đơn thương mại, bạn cần chú trọng đến các thông tin chính trong  sau: 

  • Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Tùy theo điều kiện thanh toán, có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.  
  • Người bán (Seller/Exporter): Tương tự như thông tin của người mua. 
  • Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ được quy đỉnh bởi phía xuất khẩu. 
  • Ngày Invoice: Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, thường thì hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.  
  • Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Có thể liệt kê một số phương thức phổ biến như: T/T, L/C, D/A, D/P. 
    • T/T (Telegraphic Transfer): Phổ biến nhất do tính đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi, tuy nhiên lại mang rủi ro lớn nhất trong các hình thức khác cho người xuất khẩu. Nếu người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng, nên tránh sử dụng phương thức này. 
    • L/C (Letter of Credit): Được sử dụng ít hơn, giúp giảm rủi ro cho người xuất khẩu. Chú ý, TTR về bản chất sẽ khác biệt với T/T (Telegraphic Transfer – Điện chuyển tiền, tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản người bán). TTR mặc dù cũng là hình thức điện chuyển tiền nhưng thường áp dụng trong thanh toán L/C. 
    • D/A và D/P (Documents against Acceptance/Payment): Bảo vệ người bán tốt nhất, nhưng phức tạp khi yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần. Thường chỉ sử dụng khi không có sự tin tưởng giữa người mua và người bán, đặc biệt là trong các giao dịch mới. 
  • Thông tin hàng hóa: Thông tin hàng hóa trên hợp đồng thương mại thường chỉ cơ bản như: tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện tính theo đơn vị như bao/chiếc/cái/thùng,… và đơn giá để tính tổng số tiền cần thanh toán. Thông tin hàng hóa chi tiết hơn thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có. 
  • Nước xuất xứ hàng hóa. 
  • Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán. 
  • Điều kiện Incoterms: Được ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể. Chẳng hạn như: CIF HCM, Vietnam. 
  • Ngoài ra, một số thông tin phổ biến khác cũng thường xuất hiện trong hợp đồng ngoại thương, như: POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng); Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến); Đích đến (Destination) 
  • Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có. 

Lưu ý: Số tiền trên Hóa đơn thương mại không luôn là 100% giá của hàng tại xưởng sản xuất. Mỗi điều kiện Incoterms sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán, và trách nhiệm mà người bán phải đảm nhận có thể làm tăng giá trị trên Hóa đơn thương mại so với giá gốc tại xưởng. Ví dụ, giá CIF thường cao hơn giá FOB vì giá CIF bao gồm cả cước biển, phí vận chuyển, và bảo hiểm (điều này cần chú ý khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu).

4. Những loại commercial invoice – hóa đơn thương mại

Hiện nay, hóa đơn thương mại được phân thành bốn loại chính: 

  • Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn được sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá hàng chưa được xác định chính xác, thanh toán theo từng phần,… 
  • Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice): Hóa đơn thương mại chính thức là hóa đơn được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện. 
  • Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn chứa các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng, thường được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm. 
  • Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Mặc dù hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.

5. Lưu ý quan trọng khi làm Commercial Invoice

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng như một chứng từ mua bán thương mại. Thậm chí một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình giao dịch. Do đó, trước khi tạo hóa đơn thương mại, cần lưu ý tránh những lỗi cơ bản sau: 

  • Khai báo không chính xác hoặc sai sót thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa. 
  • Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB hay CIF: Điều này có thể gây hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển. 
  • Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và bỏ qua các chi phí phát sinh sau đó, dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần phải thanh toán. 
  • Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết, bao gồm: số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại. 

6. Một số mẫu hóa đơn thương mại

MẪU 1:

mẫu hóa đơn thương mại

MẪU 2:

 

mẫu hóa đơn thương mại

MẪU 3

mẫu hóa đơn thương mại

Như vậy trong bài viết trên, Vạn Hải đã giúp bạn hiểu rõ định nghĩa commercial invoice là gì? Những nội dung quan trọng cần phải có trong một hợp đồng ngoại thương. Phân loại hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu và các lưu ý quan trọng khác.  

Xem thêm: PO là gì trong xuất nhập khẩu

Bình luận
Địa chỉ email của bạn sẽ không được công bố. Các trường bắt buộc được đánh dấu *