Nội dung bài viết
Debit note là gì trong xuất nhập khẩu? Trong bài viết này, Vạn Hải sẽ giải thích rõ hơn về vai trò, đặc điểm của debit note và những thông tin cần biết quan trọng về việc xử lý Debit note. Tham khảo ngay nhé!
Debit note là một loại giấy tờ quen thuộc trong giao dịch thương mại quốc tế. Trong tiếng Việt, Debit note được hiểu là “giấy báo nợ”. Đây là một chứng từ thương mại được nhà cung cấp hàng hóa gửi đến đối tác mua hàng để thông báo về nghĩa vụ thanh toán các hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ. Debit note cũng có thể được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới.
Trong một số tình huống, giấy báo nợ có thể được lập bởi bên mua và gửi đến bên bán khi có nhu cầu trả lại hàng hóa đã mua. Trong trường hợp này, Debit note sẽ bao gồm nội dung về lý do hợp lý cho việc trả hàng và tổng số tiền đã được giải ngân để bên cung cấp hàng hóa có thể hoàn tiền (nếu có).
Xem thêm: Các loại phí local charge được thu trên một lô hàng
Ngoài ra, Debit note còn có vai trò như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo). Khi xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên, Debit note được sử dụng. Trong trường hợp này, Debit note sẽ đi kèm với lời giải thích chi tiết nhằm đảm bảo tính minh bạch giữa hai bên.
Tóm lại, Debit note được hiểu là giấy báo nợ, không chỉ có chức năng thông báo nghĩa vụ thanh toán mà còn còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tùy thuộc vào từng tình huống, doanh nghiệp khi lập Debit note phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả giao dịch tốt nhất
Debit note, trong giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, có những đặc điểm quan trọng sau:
Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan của Vạn Hải Group
Debit note có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng hai hình thức phổ biến nhất là bưu thiếp và biên lai vận chuyển.
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, đại lý phải chọn debit note trong phần “HBL details add”. Đồng thời, kế toán của doanh nghiệp cần bổ sung thông tin này vào các khoản thu khác trong báo cáo tài chính.
Sau khi chuẩn bị chứng từ dưới định dạng file doc, kế toán gửi email cho đại lý để tiến hành các thủ tục vận chuyển hàng hóa.
Việc sử dụng Debit Note có bắt buộc không?
Debit note không phải là một giấy tờ bắt buộc, vì có nhiều công ty không lựa chọn gửi giấy báo nợ cho khách hàng. Người bán chỉ xem Debit note là một quy trình kinh doanh thông thường và tuân thủ theo quy trình nội bộ hoặc có thể không sử dụng nó.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ liên quan đến thông tin báo nợ để đáp ứng nhu cầu lưu trữ nội bộ của họ.
Debit note, hay còn gọi là debit meno, là một dạng hóa đơn được sử dụng để điều chỉnh giá trị trong mô hình B2B. Nhà cung cấp sẽ phát hành debit note trong hai tình huống sau:
Debit note được sử dụng để trao đổi thông tin liên quan đến thanh toán trong các giao dịch doanh nghiệp, hoặc nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.
Trong một debit note sẽ bao gồm những nội dung sau:
Các thông tin này được sử dụng để xác định rõ đối tượng và nội dung cần nhắc nhở giữa hai bên.
Debit note và credit note là hai loại giấy tờ quan trọng trong quá trình giao dịch kinh doanh. Dưới đây là phân tích sự khác nhau giữa debit note và credit note:
| Debit note | Credit note | |
| Mục đích | Debit note được sử dụng để thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp đến. | Credit note được sử dụng để hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. Nó thường được tạo ra khi hàng hóa được cung cấp có lỗi hoặc khi khách hàng muốn trả hàng. |
| Người phát hành | Debit note thường được xuất bởi bên mua hoặc người mua. | Credit note thường được xuất bởi bên bán hoặc người bán. |
| Điều chỉnh giá trị | Debit note được sử dụng để điều chỉnh giá cả theo chiều tăng. Nó yêu cầu người bán cung cấp credit note để tăng giá trị hóa đơn đã có trước đó. | Credit note được sử dụng để điều chỉnh giá trị hóa đơn theo chiều giảm. Nó hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. |
| Trường hợp áp dụng | Debit note áp dụng khi phát hiện hóa đơn thiếu hàng hoá, cần nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp đến. | Credit note áp dụng khi hàng hóa được cung cấp có lỗi hoặc khách hàng muốn trả hàng. |
Tóm lại, debit note và credit note đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh giá trị và thông báo nghĩa vụ thanh toán trong quá trình giao dịch. Debit note tập trung vào tăng giá trị hóa đơn và nhắc nhở về thanh toán, trong khi credit note tập trung vào hủy bỏ giá trị hóa đơn và trả hàng.
