Có rất nhiều vị trí làm việc trong ngành Xuất nhập khẩu – Logistics, trong đó vị trí nhân viên hiện trường hay còn gọi là nhân viên operations (ops) là một công việc rất thú vị. Nhân viên giao nhận hiện trường là một phần không thể thiếu trong chuỗi công việc của ngành Xuất – Nhập Khẩu. Trong bài viết này Vạn Hải Group sẽ chia sẻ chi tiết về vị trí Ops, cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Nhân viên hiện trường – Ops là gì?

Nhân viên hiện trường hay còn được gọi là nhân viên Ops (Operations) là một vị trí công việc ở lĩnh vực xuất nhập khẩu nằm trong chuỗi các hoạt động hướng đến hoàn thiện thủ tục xuất nhập khẩu một lô hàng. Công việc của nhân viên hiện trường, bao gồm: lấy chứng từ ở khách hàng, lấy chứng từ ở hãng tàu, đi cảng làm thủ tục, đi giao nhận chứng từ với các bên liên quan…

Nhân viên giao nhận không cần nhiều kiến thức nghiệp vụ như chứng từ, khai báo hải quan, vì xử lý công việc trên chứng từ đã được soạn thảo sẵn, nhưng điều quan trọng hơn hết là phải biết đọc được chứng từ, nắm rõ quy trình, có trách nhiệm và cẩn thận. Nhân viên giao nhận là người làm việc trực tiếp với hàng hóa nên sẽ biết rõ thực tế tình trạng hàng hóa nhiều hơn tất các bộ phận còn lại, cho nên họ phải là người tỉ mĩ, nắm bắt nhanh các vấn đề phát sinh với hàng hóa để đưa ra phương án xử lý vấn đề.

Đa phần công việc này chỉ do nam giới đảm trách vì đặc trưng thời gian và cần sức khỏe dẻo dai trong thao tác hàng ngày. Tuy nhiên, ngày nay số lượng các chiến binh nữ  làm giao nhận hiện trường cũng không hề ít.

Nhân viên giao nhận hiện trường
Nhân viên giao nhận hiện trường là vị trí công việc quan trọng trong chuỗi hoạt động của công ty Logistics – Xuất Nhập Khẩu

2. Công việc của nhân viên giao nhận hiện trường

Như giới thiệu ở trên thì bạn có thể thấy công việc của nhân viên giao nhận hiện trường hầu hết là ở bên ngoài văn phòng, ở sân bay/kho hàng/cảng tàu. Vậy cụ thể thì nhân viên giao nhận sẽ làm những gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

  • Ra cảng, ra sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển, thông quan hàng hóa.
  • Hỗ trợ làm nghiệp vụ xuất nhập khẩu khác như: làm C/O, kiểm tra chất lượng…
  • Nhận chứng từ từ các phòng ban trong công ty (Cus. Sale, Docs, Pricing), kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chứng từ.
  • Xuất trình chứng từ với cơ quan hải quan, thông quan tờ khai.
  • Xử lý tình huống phát sinh và / hoặc báo thông tin chi tiết về cho bộ phận chăm sóc khách hàng xử lý
  • Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa với Cơ quan Hải quan.
  • Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu và các công ty Logistics.
  • Khai báo hải quan, mở và truyền tờ khai lên hệ thống, sau đó soạn bộ chứng từ để tiếp tục hoàn thành thủ tục đăng ký/ khai báo ở Cảng/ Sân bay.
  • Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định, kiểm tra chất lượng tùy theo yêu cầu của từng lô hàng
  • Liên hệ với bên vận tải giao nhận làm việc đúng tiến độ, giao nhận chứng từ, nộp thuế phí và lệ phí với các bên liên quan như: hải quan, cảng vụ, hãng tàu.
  • Làm các thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng nhập/ xuất thuộc nhiều loại hình.
  • Các công việc hiện trường khác như: Đi nhận, đổi hóa đơn dưới cảng bãi, kho hàng, lấy lệnh, chứng từ …
  • Xử lý các phát sinh liên quan đến lệnh hàng nhập, xuất tại cảng, bãi.
  • Làm các thủ tục giao nhận hàng hóa/ container với các nhà vận chuyển tại cảng. Theo dõi việc thực hiện của các nhà vận chuyển với lô hàng đã giao phó.

3. Những kỹ năng để làm nhân viên giao nhận hiện trường

3.1. Kỹ năng giao tiếp

Điều này rất quan trọng vì nhân viên hiện trường là đại diện cho doanh nghiệp làm việc với các bên liên quan: Cơ quan Hải quan, giao nhận, các bên vận tải, các cơ quan nhà nước, kiểm định … nếu không có cách giao tiếp khéo léo thì nhiều khi hiệu quả công việc sẽ giảm đi.
Nên muốn làm hiện trường, giao nhận cần phải khéo léo trong giao tiếp, bình tĩnh, biết lắng nghe và chia sẻ với khách hàng.

3.2. Kỹ năng mua hàng, kiểm tra, nghiệm thu tình trạng hàng hóa

Điều này rất quan trọng nhân viên hiện trường là người tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa tại cảng, do đó tình trạng hàng hóa nếu có bất thường phải kịp thời báo cáo cho các bên liên quan, tránh tự ý quyết định.
Ngoài ra ngoài kỹ năng về hàng thì cách kiểm soát, lưu giữ chứng từ kèm theo hàng cũng rất quan trọng. Tất cả giấy tờ của việc giao nhận hàng hóa, biên bản …phải được lưu lại để khi cần dùng.

3.3. Kỹ năng điều phối vận chuyển

Khi làm khai thác hàng tại bãi, tại cảng…bạn cần biết cách làm việc với nhà xe, điều phối hàng, kho bãi, cách làm việc quản lý thời gian để tránh tình trạng quá tải việc, ùn tắc hàng, thiếu kho bãi, xe, phát sinh thêm chi phí…
Phải có kỹ năng xử lý nhanh những phát sinh đột ngột, bất ngờ xảy ra liên quan tới hàng hóa như: tắc đường, hàng quá khổ, hàng trễ chuyến, thiếu xe…

3.4. Không ngại vất vả, tỉ mĩ, điềm tĩnh

Là những yếu tố cần thiết cho công việc này vì nếu bạn ngại vất vả sẽ chẳng thể chạy ngoài đường dưới thời tiết khắc nghiệt, và tất nhiên khi làm nghề này cũng không thể thiếu sự cẩn thận trong chứng từ, giấy tờ, điềm tĩnh trong giải quyết công việc với các bên khác, với cơ quan hữu quan, nhà nước.
Khi bạn làm giao nhận hiện trường, tức là bạn đã đại diện cho quyền lợi của công ty, bất kỳ một sự khúc mắc nào ảnh hưởng đến quyền lợi đó, bạn cũng nên tìm hiểu cẩn thận và báo cáo kịp lúc. Bình tĩnh trong mọi trường hợp thì mới có thể giải quyết công việc trôi chảy được.

Lời khuyên chân thành dành cho các bạn có ý định lựa chọn làm nhân viên hiện trường
Nhiều bạn đọc xong tự hỏi, vất vả quá vậy thôi làm để làm gì, thôi đi làm vị trí khác hay thậm chí làm nghề khác cho rồi. Tuy nhiên, chúng ta nên nhớ rằng , không có việc gì mà không phải trải qua khó khăn mới có được thành công . Nghề giao nhận tuy khó, nhưng nó rèn luyện cho bạn rất rất nhiều đức tính tốt mà không phải bất kỳ một ngành nghề nào trong xã hội này có được. Hơn nữa, khi bạn hiểu rõ về công việc mình làm, mình kinh doanh thì cho dù bạn có ở vị trí nào bạn cũng làm được cả.

Như vậy, Vạn Hải đã chia sẻ về công việc  và những yêu cầu vềkỹ năng, kiến thức đối với một nhân viên giao nhận hiện trường. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quát về công việc này. Vạn Hải Group thân chúc toàn thể anh chị em ngành logistics nói chung và các anh em giao nhận Hiện Trường nói riêng luôn vui khỏe, tinh thần phấn chấn, tiến đến sự thành công mới cho nhiều sự phát triển về sau.

Bình luận
Địa chỉ email của bạn sẽ không được công bố. Các trường bắt buộc được đánh dấu *