Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Chuẩn bị gì để trở thành nhân viên xuất sắc?

Ngành Logistics hay Xuất nhập khẩu vẫn đang chứng tỏ độ hấp dẫn khi liên tục nằm trong top những ngành có điểm thi đại học đầu vào cao ngất ngưởng. Các bạn sinh viên đang theo đuổi ngành học này khi tốt nghiệp thường lựa chọn vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Documentation Staff) trong các công ty Forwarder để bắt đầu sự nghiệp vì vị trí này vốn dĩ được “thực chiến” rất nhiều và mang tính nghiệp vụ cao. Vậy để trở thành một nhân viên chứng từ, các bạn cần chuẩn bị cho mình những gì? Cùng Vạn Hải tìm hiểu ngay nhé!

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hay còn được gọi ngắn gọn là nhân viên Docs-Cus, là người chịu trách nhiệm đối với tất cả chứng từ, văn hản liên quan trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp. Một số loại chứng từ phổ biển như: giấy báo hàng đến, hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, packing list, v.v

Với vị trí chứng từ ở các mảng khác nhau, công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ khác nhau. Một số công việc chuyên biệt của nhân viên chứng từ như:

• Chứng từ xuất/nhập khẩu hàng air
• Chứng từ xuất/nhập khẩu hàng sea
• Chứng từ khai báo và thủ tục hải quan
• Chứng từ liên quan đến thanh toán quốc tế
• Chứng từ cước và dịch vụ logistics

2. Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ hàng nhập khẩu và xuất khẩu sẽ tiếp xúc, làm việc với các đối tượng và công việc khác nhau. Cụ thể như sau:

2.1. Công việc đối với chứng từ hàng nhập khẩu

Đối tượng phải làm việc bao gồm: hãng tàu, khách hàng và đối tác tại nước ngoài. Làm việc chặt chẽ với những đối tượng này để nắm rõ ràng thông tin về quá trình đóng chuyển hàng. Để đảm bảo chứng từ lô hàng được đảm bảo và không gây ra trục trặc, sai sót. Dưới đây là các công việc của nhân viên chứng từ ở mảng hàng nhập khẩu:

• Khai E-manifest: cần làm khi tàu gần cập cảng để khai báo về: loại hàng, số lượng,…Các thông tin này phải chính xác và nhất quá trong mọi chứng từ của lô hàng.
• Phát hành thông báo hàng đến (A/N), làm lệnh giao hàng (D/O), tiến hành ủy quyền cho khách hàng lấy hàng,…
• Kiểm tra, theo dõi lô hàng cho đến khi hoàn thành thanh toán với đầu nước ngoài.

2.2. Công việc đối với chứng từ hàng xuất khẩu

Đối tượng nhân viên chứng từ hàng xuất làm việc, bao gồm: khách hàng và hãng vận chuyển. Dưới đây là những nhiệm vụ, công việc của một nhân viên chứng từ ở mảng hàng xuất khẩu:

• Liên hệ với hàng hãng không hoặc hãng tàu để booking chỗ cho lô hàng
• Kiểm tra, liên hệ các bộ phận liên quan trong quá trình làm hải quan, bốc dỡ hàng. Tránh trường hợp như rớt hàng, nhỡ chuyến,….
• Làm vận đơn cho lô hàng xuất khẩu
• Giám sát, theo dõi quá trình vận chuyển lô hàng để kịp thời xử lý vấn đề phát sinh

3. Cần chuẩn bị gì để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

3.1. Về kiến thức

Công việc mang tính nghiệp vụ cao nên các bạn cần có nền tảng kiến thức căn bản về quy trình xuất nhập khẩu, Incoterm, và các thuật ngữ thường được sử dụng (Bill of lading, Booking Note, Delivery order,…). Nhưng cũng đừng quá lo lắng khi bạn là một newbie trái ngành bởi vì chỉ cần bạn muốn, bạn có thể dễ dàng đăng kí một khóa học nghiệp vụ chứng từ XNK hoặc tham khảo các kênh Youtube chia sẻ kiến thức về ngành này nhé.

3.2. Về kỹ năng

• Tin học văn phòng: Ngoài việc phải thành thạo sử dụng Word, Excel, các nhân viên thường phải làm việc trên các phần mềm CRM để quy trình làm việc được thông suốt nên kĩ năng tin học rất quan trọng.
• Ngoại ngữ (cụ thể là tiếng Anh). Với vị trí nhân viên chứng từ, bạn cần Tiếng anh ở mức độ đọc hiểu cơ bản. Vì tính chất công việc thường xuyên trao đổi qua e-mail với các đối tác nước ngoài như hãng tàu, hay đại lý, nên tiếng Anh tốt sẽ giúp công việc thuận lợi hơn.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề. Là một trong những kỹ năng “should-have” nhé. Ở vị trí này, các bạn sẽ khó tránh khỏi nhưng thắc mắc, yêu cầu hay phàn nàn đến từ phía khách hàng, nếu như các bạn có khả năng giải quyết vấn đề tốt, sẽ giúp tiết kiệm thời gian “nhờ” đến Ban lãnh đạo và khiến khách hàng tin tưởng hơn vào bạn. Nhưng mà nếu là nhân viên mới thì hãy hỏi ý kiến anh/chị quản lý đã nhé chứ đừng nên tự xử lý một mình, nguy hiểm lắm

3.3. Về tính cách

Công việc với giấy tờ đòi hỏi một nhân viên có tính cẩn thận cao. Đúng với câu nói “mọi sai sót đều phải trả giá bằng tiền”, vị trí này cần các bạn cực kì cẩn thận, hạn chế sai sót khi làm Bill, khai Manifest,… vì chỉ cần một lỗi nhỏ của Docs cũng có thể khiến các phòng ban khác bị ảnh hưởng nữa nha.

Ngoài ra, chăm chỉ, kiên nhẫn cũng là đức tính cần có với vị trí này, vì đôi lúc phải giải quyết rất nhiều chứng từ trong một ngày sẽ khiến bạn dễ mệt mỏi, nhưng mà công việc nào cũng có áp lực riêng mà phải không? Chỉ cần bạn kiên nhẫn một chút là được.

3.4. Về thái độ

Thái độ cầu tiến và ham học hỏi luôn được đánh giá cao bởi các nhà tuyển dụng, thậm chí còn quan trọng hơn cả kiến thức và kĩ năng của các bạn bởi kiến thức và kĩ năng có thể tiếp thu, rèn luyện trong quá trình thực chiến với công việc, còn thái độ thì khó thay đổi được.

Đặc biệt, trong ngành này các bạn phải không ngừng học hỏi vì trong công ty Forwarder các lô hàng thường không giống nhau nên chắc chắn các bạn sẽ được tiếp xúc với nhiều cases “độc lạ” và có thêm nhiều trải nghiệm thực tế.

Trên đây là chia sẻ của Vạn Hải dành cho các bạn có mong muốn làm việc tại vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tại công ty Forwarder. Hi vọng bài viết sẽ phần nào đó giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về vị trí này và sớm tìm được công việc mong muốn.