Nội dung bài viết
Nếu bạn đang tìm cách làm báo cáo quyết toán hải quan sao cho đúng mẫu, đúng thời hạn và không bị truy thu thuế, bài viết này dành cho bạn. Từ quy định mới nhất theo Thông tư 121/2025/TT-BTC đến quy trình 4 bước thực chiến, mọi thứ kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu cần biết đều được tổng hợp đầy đủ dưới đây, kèm ví dụ số liệu cụ thể để bạn áp dụng ngay.
Để bắt tay vào lập báo cáo quyết toán hải quan, bạn phải xác định phải dùng mẫu báo cáo quyết toán nào. Dưới đây là 3 mẫu “xương sống” bạn cần phân biệt rõ.
Mẫu 15 là báo cáo nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu, vật tư nhập khẩu. Đây là mẫu bắt buộc với cả ba loại hình SXXK, gia công và chế xuất, phản ánh dòng chảy nguyên liệu từ lúc nhập kho đến khi đưa vào sản xuất.
Mẫu 15a là báo cáo nhập – xuất – tồn kho thành phẩm (sản phẩm xuất khẩu). Mẫu này giúp đối chiếu số lượng sản phẩm được sản xuất ra có khớp với định mức nguyên liệu đã sử dụng hay không.
Mẫu 16 là báo cáo định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu — thể hiện lượng nguyên liệu thực tế cần dùng để tạo ra một đơn vị sản phẩm. Đây là mẫu dễ sai sót nhất vì đòi hỏi số liệu kỹ thuật chính xác từ bộ phận sản xuất.
| Mẫu | Nội dung | Áp dụng loại hình | Bộ phận cung cấp số liệu |
| Mẫu 15 | Nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư | SXXK, gia công, chế xuất | Kho, kế toán |
| Mẫu 15a | Nhập – xuất – tồn thành phẩm | SXXK, gia công, chế xuất | Kho, sản xuất |
| Mẫu 16 | Định mức thực tế sản xuất | SXXK, gia công | Bộ phận kỹ thuật/sản xuất |
Từ kinh nghiệm thực chiến, cách làm báo cáo quyết toán hải quan có thể đúc kết thành quy trình 4 bước dễ nhớ — gọi tắt là quy trình T-C-T-K (Tổng hợp – Cập nhật – Tính định mức – Khai báo). Đi đúng 4 bước này, bạn sẽ không bỏ sót số liệu quan trọng nào.
Tổng hợp toàn bộ chứng từ liên quan từ ba bộ phận:
Mẹo thực chiến: đối chiếu số liệu giữa 3 bộ phận ngay từ bước này giúp bạn phát hiện sớm sai lệch, tránh phải làm lại toàn bộ báo cáo ở bước sau.
Nhập số liệu đã tổng hợp vào từng chỉ tiêu của Mẫu 15 và Mẫu 15a: tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ. Nguyên tắc bất di bất dịch: Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ − Xuất trong kỳ = Tồn cuối kỳ. Nếu công thức này không khớp, chắc chắn có sai sót ở bước 1 cần rà soát lại.
Định mức thực tế = lượng nguyên liệu thực tế đã sử dụng ÷ số lượng sản phẩm thực tế sản xuất ra, tính cho từng mã sản phẩm. Đây là bước dễ sai nhất vì định mức thực tế thường lệch với định mức đăng ký ban đầu do hao hụt, phế phẩm trong quá trình sản xuất — phần chênh lệch này cần giải trình rõ ràng ở Mẫu 16.
[Chèn hình ảnh: Công thức tính định mức thực tế sản xuất trong báo cáo quyết toán hải quan | Alt-text: công thức tính định mức thực tế báo cáo quyết toán hải quan]
Sau khi hoàn thiện số liệu, doanh nghiệp khai báo BCQTHQ qua phần mềm ECUS5VNACCS (hoặc phần mềm khai hải quan tương đương) theo các thao tác cơ bản:
Lưu ý: mỗi phần mềm khai hải quan có giao diện hơi khác nhau, nhưng logic 6 bước trên là chung. Nếu lần đầu thao tác, nên đối chiếu với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp phần mềm để tránh khai sai định dạng file.
[Chèn hình ảnh: Giao diện khai báo cáo quyết toán trên phần mềm ECUS5VNACCS | Alt-text: hướng dẫn khai báo cáo quyết toán hải quan trên ECUS5VNACCS]
[Internal Link trỏ về “hướng dẫn sử dụng phần mềm ECUS5VNACCS” | Anchor text: “hướng dẫn sử dụng phần mềm ECUS5VNACCS”]
Để dễ hình dung, giả sử Công ty X (loại hình SXXK) trong năm tài chính có số liệu sau với nguyên liệu vải:
Áp dụng công thức: 10.000 + 50.000 − 48.000 = 12.000 kg (tồn cuối kỳ theo sổ sách). Trong khi tồn kho thực tế kiểm kê chỉ có 11.500 kg → chênh lệch âm 500 kg. Công ty X cần giải trình khoản chênh lệch này (ví dụ do hao hụt sản xuất, phế phẩm) trước khi nộp báo cáo, để tránh bị nghi ngờ thẩm lậu nguyên liệu ra ngoài.
Chênh lệch dương: tồn kho thực tế nhiều hơn sổ sách
Chênh lệch âm: tồn kho thực tế ít hơn sổ sách
Phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất cũng phải được kê khai trong báo cáo quyết toán, không được bỏ qua. Tùy chính sách, phế liệu có thể được tiêu hủy, bán nội địa (phải nộp thuế) hoặc tái xuất — mỗi hình thức xử lý cần thủ tục hải quan riêng đi kèm.
Tổng hợp nhanh 5 lỗi thường gặp nhất để bạn tự rà soát trước khi nộp:
[Chèn hình ảnh: Checklist 5 lỗi thường gặp khi làm báo cáo quyết toán hải quan | Alt-text: lỗi thường gặp khi làm báo cáo quyết toán hải quan]
| Ưu điểm | Nhược điểm | |
| Tự làm nội bộ | Chủ động số liệu, tiết kiệm chi phí, đội ngũ hiểu rõ đặc thù sản xuất công ty | Tốn thời gian nếu chưa quen quy trình; dễ sai sót nếu không có người chuyên trách; rủi ro nộp trễ vào mùa cao điểm |
Nên cân nhắc thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán hải quan nếu doanh nghiệp bạn: quản lý nhiều mã hàng/hợp đồng gia công cùng lúc, không có nhân sự XNK chuyên trách, hoặc từng bị truy thu thuế do sai sót ở các kỳ báo cáo trước.
Nếu bạn cần tư vấn dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan, đừng ngần ngại liên hệ ngay cho Vạn Hải Shipping nhé!
Doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán hải quan trực tuyến qua Hệ thống VNACCS/VCIS, tại Chi cục Hải quan nơi đã đăng ký danh mục nguyên liệu, vật tư nhập khẩu (thường là nơi làm thủ tục nhập khẩu ban đầu), thông qua phần mềm khai báo như ECUS5VNACCS.
Trên ECUS5VNACCS, vào mục Báo cáo quyết toán, chọn hợp đồng/mã loại hình cần xem — hệ thống tự tổng hợp từ dữ liệu tờ khai đã nhập trước đó. Bạn có thể xuất ra file Excel để đối chiếu trước khi truyền chính thức.
Không. Chỉ doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất xuất khẩu, gia công, hoặc chế xuất mới bắt buộc nộp báo cáo quyết toán. Doanh nghiệp thương mại thuần túy (mua đứt bán đoạn, không gia công/sản xuất) không thuộc đối tượng này.
Tên tiếng Anh phổ biến là Customs Settlement Report; tiếng Trung là 报关结算报告. Xem chi tiết định nghĩa và mục đích tại Mục 1 của bài viết.
Làm báo cáo quyết toán hải quan không khó nếu bạn đi đúng quy trình T-C-T-K: Tổng hợp số liệu → Cập nhật vào mẫu biểu → Tính định mức thực tế → Khai báo trên hệ thống. Ghi nhớ nguyên tắc 3 KHÔNG — không sai mẫu, không trễ hạn, không lệch số liệu — kết hợp cập nhật Thông tư 121/2025/TT-BTC, bạn sẽ tránh được phần lớn rủi ro bị truy thu thuế hay xử phạt. Nếu vẫn còn băn khoăn, đừng ngần ngại liên hệ đơn vị tư vấn hải quan uy tín để được rà soát báo cáo trước khi nộp chính thức.
Lưu ý: Bài viết mang tính tổng hợp, tham khảo dựa trên quy định pháp luật tại thời điểm biên soạn. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật gốc (Thông tư 38/2015, 39/2018, 121/2025/TT-BTC và các văn bản sửa đổi liên quan) hoặc tham vấn Chi cục Hải quan quản lý trực tiếp trước khi áp dụng.
