Ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Lợi ích khi sử dụng dịch vụ ủy thác XNK

Ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Vì sao cần đến dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu? Trách nhiệm của các bên trong hợp đồng ủy thác như thế nào? Cách hạn chế các rủi ro cho 2 bên trong quá trình xuất nhập khẩu lô hàng? Cùng Vạn Hải tìm câu trả lời trong bài viết này nhé!

1. Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức thuê một công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu để tổ chức và thực hiện quy trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa cho bên bán hoặc bên mua.

• Ủy thác nhập khẩu: Là hình thức thuê một đơn vị thứ ba chuyên về ủy thác xuất nhập khẩu đại diện để thực hiện việc nhập khẩu sản phẩm/hàng hóa từ nhà cung cấp về cho chính.
• Ủy thác xuất khẩu: Là hình thức thuê một đơn vị thứ ba chuyên về ủy thác xuất nhập khẩu để đại diện thực hiện việc xuất khẩu sản phẩm/hàng hóa của mình ra nước ngoài cho đối tác mua bán.

2. Vì sao cần dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp không thể trực tiếp đứng tên trên giấy tờ khi thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa mà phải cần đến dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Nguyên nhân phổ biến nhất đó là do thiếu nguồn nhân lực, kinh nghiệm, sự am hiểu về các thủ tục hay các vấn đề pháp luật…Chi tiết như sau:

• Cá nhân không là pháp nhân để thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hay các hộ kinh doanh cá thể: Thương mại toàn cầu phát triển, nhu cầu giao thương quốc tế ngày càng tăng cao. Nếu bạn chỉ là một cá nhân và không phải là một tổ chức kinh doanh, không có tư cách pháp nhân, bạn sẽ không thể tiến hành mua bán hoặc ký kết hợp đồng với các đối tác quốc tế. Trong trường hợp này, việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu để thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hóa là cần thiết.
• Các doanh nghiệp mới thành lập thường thiếu kinh nghiệm trong việc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều này có thể gây khó khăn khi họ tham gia vào giao thương quốc tế do thiếu hiểu biết về các thủ tục và thuế quan… Do đó, để đảm bảo an toàn cho các lô hàng đầu tiên, việc hợp tác với một đối tác cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu để làm mẫu là một lựa chọn thông minh và an toàn.
• Các mặt hàng mới hoặc hàng hóa đặc biệt thường đòi hỏi sự am hiểu khi giao thương quốc tế. Mặc dù một số doanh nghiệp có kiến thức cụ thể về lĩnh vực này, nhưng khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu các mặt hàng mới hoặc đặc biệt lần đầu tiên, họ thường gặp khó khăn trong quá trình thông quan. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu thường có kinh nghiệm phong phú hơn và có khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Không có niềm tin đối với các nhà cung cấp quốc tế: Việc nhờ một đơn vị ở nước ngoài có thể gây ra lo ngại về an toàn và tin cậy so với các doanh nghiệp Việt Nam. Lý do rất đơn giản là do công ty cung cấp dịch vụ tại Việt Nam sẽ có sự hiểu biết sâu về pháp luật, thị trường và có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn mọi lúc mọi nơi.

3. Lợi ích khi khách hàng sử dụng dịch vụ uỷ thác  xuất nhập khẩu

Có nhiều ưu điểm mà khách hàng có thể thu được khi sử dụng dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu:

• Tiết kiệm chi phí: Thay vì phải đầu tư vào một bộ phận riêng để thực hiện công việc xuất nhập khẩu, việc thuê dịch vụ bên ngoài sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí. Bạn chỉ cần trả chi phí thuê dịch vụ cho mỗi lần nhập hoặc xuất hàng.
• Tiết kiệm thời gian: Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của công ty dịch vụ, các vấn đề liên quan đến thủ tục và giấy tờ sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng.
• Đảm bảo sự ổn định trong vận hành: Các hồ sơ và chứng từ quan trọng sẽ được lưu trữ cẩn thận, đảm bảo không gây gián đoạn trong quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn.
• Nâng cao chất lượng và hiệu suất: Đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu sẽ nỗ lực tối đa để tiết kiệm thời gian và rút ngắn quá trình vận chuyển, từ đó giúp hàng hóa của bạn đến nhanh chóng hơn đến đích.

4. Trách nhiệm các bên trong hợp đồng ủy thác

Trong hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu trách nhiệm của bên nhận ủy thác và bên ủy thác được phân chia như sau:

Bên nhận ủy thác

• Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương với bên bán hàng ở đầu nước ngoài.
• Thực hiện mọi thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa.
• Thanh toán tiền cho người bán.
• Khai và nộp các loại thuế như thuế nhập khẩu và thuế VAT,… cho hàng xuất nhập khẩu.
• Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn thương mại, và phiếu đóng gói….
• Xuất trả hàng đã nhập khẩu cho người ủy thác, kèm theo hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu và hóa đơn VAT cho phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu.

Trách nhiệm của người ủy thác:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng xuất nhập khẩu, bao gồm: loại hàng, model, thông số kỹ thuật,… để người nhận ủy thác đặt hàng.
• Phối hợp với người nhận ủy thác để đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài.
• Thanh toán tiền hàng, thuế để đơn vị nhận ủy thác trả cho người bán hàng và đóng thuế.
• Phối hợp nhận hàng, ví dụ như cùng người ủy thác kiểm tra hàng tại cảng.
• Thanh toán phí sử dụng dịch vụ ủy thác.

5. Cách hạn chế rủi ro trong ủy thác xuất nhập khẩu

Trong quá trình thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu, rủi ro lớn nhất thường thuộc về công ty nhận ủy thác. Vì họ thay mặt cho người nhập khẩu được ghi trên giấy tờ và chịu trách nhiệm pháp lý khi hàng hóa được nhập vào. Do đó, trong trường hợp mặt hàng bên trong lô hàng bị cấm nhập hoặc xuất, công ty nhận ủy thác sẽ luôn là đối tượng chịu trách nhiệm theo luật pháp. Vì vậy

Rủi ro đối với bên được ủy thác

• Cẩn trọng trong việc chuẩn bị các tài liệu, chứng từ liên quan đến nhập xuất hàng hóa.
• Chỉ chấp nhận ủy thác theo điều kiện EXW, nghĩa là giao hàng tại xưởng người bán. Điều này giúp công ty có thể yên tâm khi đại diện của họ ở nước ngoài kiểm tra hàng hóa trực tiếp. Để đảm bảo rằng hàng hóa được khai báo đúng, không phải là hàng cấm. Điều này là quan trọng để làm việc với hải quan ở Việt Nam dễ dàng hơn.
• Ký kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu giữa công ty FWD và bên ủy thác để giảm thiểu rủi ro. Trong hợp đồng, cần đặc biệt chú trọng vào việc mô tả rõ các điều khoản về hàng hóa được khai báo trên tài liệu và tuân thủ theo hợp đồng. Bên cần ủy thác sẽ phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ trường hợp nào mà hàng hóa được khai báo không chính xác.

Rủi ro đối với bên cần ủy thác

• Hãy kiểm tra hàng hóa một cách cẩn thận để xác định liệu chúng có thuộc mặt hàng bị cấm xuất nhập khẩu hay không. Khi nhập khẩu hàng hóa, hãy nắm vững các loại giấy tờ cần thiết để tránh bị yêu cầu thực hiện các công việc không cần thiết từ các công ty được ủy thác xuất nhập khẩu.
• Việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu có thể làm tiết lộ thông tin về nhà cung cấp hàng từ đầu nước ngoài và giá cả của hàng hóa.

6. Cách lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Đối với các cá nhân, hộ gia đình, đơn vị có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa, thì việc tìm kiếm được công ty cung cấp dịch vụ uy tín với với mức giá hợp lý luôn là băn khoăn hàng đầu. Vậy làm cách nào để biết là nên chọn đơn vị nào?

Dưới đây là 4 yếu tố chính bạn cần xem xét khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu:

• Chất lượng dịch vụ: Cần xem xét kinh nghiệm của các công ty dịch vụ đối với lô hàng cần xuất hoặc nhập. Tính chuyên nghiệp và thái độ tận tâm là những yếu tố quan trọng công ty dịch vụ xuất nhập khẩu và logistics cần phải có.
• Thông tin pháp lý: Trước khi ký kết hợp đồng ủy thác, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các thông tin pháp lý của công ty dịch vụ. Điều này là yếu tố tiên quyết mà các doanh nghiệp cần chú ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ. Cần xem xét hồ sơ năng lực, các giấy phép hoạt động, cũng như các dịch vụ mà đơn vị đó cung cấp, và đảm bảo rằng thông tin này phải minh bạch và rõ ràng.
• Dịch vụ khách hàng: Sự sẵn lòng của các công ty cung cấp dịch vụ để tư vấn và giải đáp các thắc mắc cụ thể là rất quan trọng. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn là người mới tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Chi phí vận chuyển: Ngoài việc đánh giá chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp cũng cần xem xét tổng chi phí dịch vụ cho lô hàng để đảm bảo rằng nó nằm trong phạm vi cho phép và giúp tối ưu hóa lợi nhuận. Nếu gặp công ty cung cấp dịch vụ “quá rẻ” so với thị trường, doanh nghiệp không nên vội vã lựa chọn mà cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau để đưa ra quyết định.

7. Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu của Vạn Hải Group

Hiện nay, Vạn Hải Group là công ty cung cấp dịch vụ ủy thác cho cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp mới thành lập chưa có giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa.

Với kinh nghiệm xử lý thành công nhiều mặt hàng như: Hàng máy móc, linh kiện, sản phẩm thủ công mỹ nghệ, đồ gia dụng…Vạn Hải cam kết mang đến cho Qúy khách hàng dịch vụ tối ưu, giá cả hợp lý và quy trình làm việc chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay để được tư vấn về lô hàng của bạn: 02363537979