SI là gì trong xuất nhập khẩu? Nội dung trên SI

SI là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực logistics xuất nhập khẩu. Vậy SI là gì? SI bao gồm những thông tin gì? Các hình thức submit SI? Trong bài viết này Vạn Hải sẽ chia sẻ tất tần tật về SI. Cùng tìm hiểu ngay nhé! 

1. SI là gì trong xuất nhập khẩu? 

SI viết tắt của Shipping Instruction (hay Hướng dẫn gửi hàng), là chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm thông tin về các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể. Mục đích của SI đảm bảo tính thống nhất, tránh sai sót khi tạo vận đơn và các chứng từ khác. 

Người xuất khẩu có trách nhiệm cung cấp SI cho hãng tàu hoặc forwarder trước khi họ tạo vận đơn và trước thời hạn SI Cut-off time theo quy định. Nếu gửi SI sau thời gian này, người xuất khẩu có thể bị rớt hãng hoặc phạt do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành vận đơn.  

2. Nội dung được thể hiện trên SI – Mẫu SI 

Trên một SI mẫu thường bao gồm các thông tin quan trọng như sau: 

• Booking number: Số booking 

• Shipper: Tên người xuất khẩu 

• Consignee: Tên người nhận hàng 

• Notify party: Tên người nhận thông báo hàng đến  

• Vessel & voyage: Tên tàu và số chuyến  

• Place of receipt: Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu 

• Port of loading: Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu 

• Port of discharge: Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu 

• Final destination: Nơi nhận hàng  

• Container number: Số container 

• Seal number: Số seal 

• Shipping mark: Nhãn hiệu vận chuyển 

• Cargo description: Mô tả hàng hóa 

• Quantity: Số lượng hàng hóa 

• Weight and measurement: Trọng lượng & Số khối 

• B/L type: Loại bill sử dụng (HBL, MBL, Seaway bill hoặc Surrender Bill…) 

• Payment terms prepaid or collect: Điều khoản thanh toán cước tàu 

• Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có) 

Lưu ý: Nếu mặt hàng xuất khẩu có nhiều loại, shipper sẽ gửi đính kèm packing list để khai báo thông tin cho hãng tàu/forwarder  

3. Ai chịu trách nhiệm submit SI? 

Các bên liên quan đến submit SI bao gồm công ty giao nhận, nhà xuất khẩu và nhà vận tải. Doanh nghiệp vận chuyển có trách nhiệm phát hành vận đơn, vì đó họ chính là bên yêu cầu người xuất khẩu khai báo SI.  

• Nếu nhà xuất khẩu đi trực tiếp qua hãng tàu thì chính họ là người submit SI 

• Nếu nhà xuất khẩu sử dụng dịch vụ của một công ty logistics (forwarder), thì nhà xuất khẩu sẽ gửi SI cho forwarder. Công ty forwarder dựa trên SI đó để submit SI cho hãng tàu. 

4. Các hình thức Submit SI 

Có hai hình thức để thực hiện submit SI 

Submit SI trực tuyến thông qua website của hãng tàu 

Hiện nay, nhiều hãng tàu áp dụng hình thức khai báo SI thông qua website chính thức. Ưu điểm của hình thức này là cho phép người khai báo chỉnh sửa thông tin dễ dàng. 

Tuy nhiên, nhược điểm là nếu kết nối Internet không ổn định hoặc website bị lỗi không kịp khắc phục thì có thể dẫn đến trễ thời gian submit SI. Hậu quả là bên khai báo phải mất thêm thời gian gửi lại SI qua email cho hãng tàu. Trong trường hợp khai báo sai, phí phạt sẽ cao hơn so với khi khai báo qua website. 

Submit SI thông qua email 

Ngoài việc thực hiện khai báo SI online, nhiều hãng tàu vẫn yêu cầu bên khai báo gửi SI qua email.  

• Chủ hàng: Gửi SI cho Hãng tàu/Forwarder qua email 

• Forwarder: Gửi SI cho hãng tàu qua emai, sau khi nhận được SI từ Shipper. 

5. Những nguyên nhân SI bị từ chối phổ biến 

Lý do SI bị hãng tàu từ chối phổ biến nhất là do submit SI muộn, ngoài ra dưới đây là những trường hợp thường gặp nhất mà bạn cần biết để tránh gặp phải sai lầm: 

• Nội dung SI không chính xác hoặc đầy đủ thông tin cần thiết.  

• Nội dung SI không trùng khớp với các thông tin đã thống nhất trong hợp đồng. 

• SI có yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu. 

• SI không tuân theo những quy chuẩn quốc tế về an ninh và môi trường. 

Khi bị từ chối SI, người xuất khẩu cần phải nhanh chóng sửa lại thông tin và gửi cho hãng tàu/đại lý tàu trong thời gian sớm nhất để tránh ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển của lô hàng.