VGM là gì? Quy trình xác nhận VGM hàng FCL và LCL

VGM là gì? Tại sao phiếu VGM là cần thiết cho hàng hóa xuất nhập khẩu, quy định liên quan đến VGM và quy trình khai báo VGM dành cho hàng FCL và LCL. Tất tần tật sẽ được giải đáp trong bài viết này, cùng Vạn Hải khám phá chi tiết nhé! 

VGM là gì?

VGM là viết tắt của Verified Gross Mass là một quy định trong Công ước SOLAS, yêu cầu các chủ hàng (shipper) phải xác định khối lượng chính xác của container chứa hàng trước khi vận chuyển. Quy định này đã có hiệu lực bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2016. 

Công ước SOLAS có mục đích chính là đưa ra các tiêu chuẩn tối thiểu về kết cấu và khai thác tàu nhằm bảo vệ tính mạng của tất cả các thành viên trên tàu, bao gồm cả hành khách. 

Tại thời điểm thông qua vào 01/11/1974 SOLAS 74 chỉ có các điều khoản và 09 chương. Trong đó, bao gồm 01 chương về quy định chung và 08 chương kỹ thuật. Chương quy định chung nêu ra các thủ tục phê chuẩn, ký kết, chấp nhận, thông qua, tán thành, có hiệu lực, hủy bỏ, bổ sung, sửa đổi… đối với công ước. 

Trong khi các chương khác đưa ra các tiêu chuẩn về kết cấu, trang thiết bị và khai thác tàu nhằm đảm bảo tính mạng và an toàn. Sau đó, các điều khoản đã được sửa đổi bởi Nghị định thư 1978.2 

Phạm vi áp dụng: Công ước SOLAS chủ yếu áp dụng cho tàu thương mại và tàu chở khách nhằm bảo vệ tính mạng và an toàn của con người do hãng tàu ký kết. 

Không áp dụng cho tàu quân sự, tàu cá, tàu gỗ thô sơ, tàu du lịch không có hoạt động thương mại và tàu có thiết bị đẩy có động cơ và tàu có dung tích GT <500. 

Tại sao phải khai báo VGM cho hàng hóa xuất khẩu?

Theo Công ước SOLAS, tất cả các vấn đề liên quan đến an toàn trên tàu, từ trang thiết bị đến sắp xếp hàng hóa trên tàu, đều được quy định. Trước khi đưa hàng lên tàu, trọng lượng hàng hóa cần được xác định (thông qua phiếu cân VGM), để hãng tàu sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý, tránh tình trạng hàng bị chênh lệch giữa các bên của tàu, gây nguy hiểm đến an toàn.  

Nếu không có VGM, việc kiểm soát trọng lượng hàng hóa trên tàu sẽ rất khó khăn. Chính vì thế, phiếu cân VGM đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động xuất khẩu. Người gửi hàng (shipper) trên vận đơn của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading) chịu trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM cho container chứa hàng hóa

VGM phải được cung cấp đúng quy định của SOLAS và trình đúng thời hạn được quy định trên booking. Nếu VGM vượt quá giới hạn quy định, container sẽ không được xếp lên tàu. Nếu chủ hàng không cung cấp VGM hoặc khai báo sai khối lượng hàng hóa của container, mọi chi phí phát sinh sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm. 

Cách tính VGM như thế nào?

Có hai phương pháp để tính VGM.  

• Phương pháp cân: Sử dụng cân tiêu chuẩn, người gửi hàng hoặc bên thứ ba ủy quyền bởi người gửi hàng phải cân container khi nó đã được đóng hàng và đóng seal.  
• Phương pháp tính toán trọng lượng bằng cách cân tất cả các kiện hàng, pallet, các vật liệu chèn lót hàng hóa… Sau đó, tổng giá trị và trọng lượng của vỏ container sẽ được tính là VGM. Tuy nhiên, phương pháp này cần phải được xác nhận và thông qua bởi một tổ chức có thẩm quyền. 

Ai là người chịu trách nhiệm cho VGM?

• Trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM cho một container chứa hàng thuộc về người gửi hàng (shipper), và được đưa vào vận đơn của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading). 
• Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đầy đủ đến hãng tài hoặc tại cảng theo quy định của SOLAS 

Những thông tin cần cung cấp khi khai báo VGM

Thông tin bắt buộc khai báo VGM 

• Số Booking vận tải biển của hãng tàu (Ocean Carrier Booking Number) 
• Số container (Container Number) 
• Trọng lượng xác minh (Verified Weight) 
• Đơn đo lường (Unit of Measurement) 
• Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading) / Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL) 
• Authorized Person / Người được uỷ quyền 

Có thể bổ sung thêm các thông tin khác nhưng không bắt buộc 

• Ngày cân (Weighing Date) 
• Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng (Shipper’s Internal Reference) 
• Cách tính VGM (Weighing Method) 
• Bên mua (Ordering Party) 
• Dụng cụ cân (Weighing Facility) 
• Country of Method 2 / Nước (trong trường hợp dùng cách 2) 
• Bên giữ chứng từ (Documentation Holding Party) 

Quy trình xác nhận VGM

Dưới đây Vạn Hải sẽ giới thiệu quy trình để xác nhận VGM cho hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL). 

Quy trình khai báo VGM cho hàng container đóng tại kho   

Thực hiện các bước như sau: 

• Bước 1: Đăng ký cân hàng tại kho. 
• Bước 2: Chủ hàng hoặc công ty forwarder/ logistics phối hợp cùng bộ phận cân hàng giám sát quá trình cân VGM. 
• Bước 3: Kho hàng cấp hai bản VGM, bao gồm một bản do chủ hàng giữ và một bản lưu giữ tại kho.

Nếu trọng lượng VGM vượt quá trọng lượng tối đa (max gross weight), chủ hàng phải giảm số lượng hàng hoặc thực hiện các biện pháp khác để đạt được trọng lượng VGM tiêu chuẩn trước khi hàng được bốc lên tàu. 

• Bước 4: Chủ hàng sẽ cung cấp phiếu cân (Phiếu VGM) cho hãng tàu. 

Quy trình khai báo VGM cho hàng container đóng tại bãi 

Thực hiện các bước như sau: 

• Bước 1: Thanh toán phí cho thương vụ cảng hoặc cấp chứng từ TCT, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi. 
• Bước 2: Chủ hàng cung cấp phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên để tiến hành cân container. 
• Bước 3 và bước 4 tương tự như quy trình khai báo VGM cho hàng container đóng tại kho. 

Quy trình khai báo VGM cho hàng lẻ LCL 

Thực hiện các bước sau:  

• Bước 1: Chủ hàng thanh toán tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập khẩu (nhận hàng và cân hàng). 
• Bước 2: Chủ hàng nộp phiếu xuất nhập kho để tiến hành cân hàng. Sau khi cân và xác định được VGM, chủ hàng nộp phiếu này cho đơn vị vận chuyển để hoàn tất quy trình. 

Như vậy trong bài viết trên Vạn Hải đã giúp bạn nắm được khái niệm VGM là gì, tầm quan trọng của VGM, quy trình xác nhận VGM cho hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL) và nhiều vấn đề khác xoay quanh. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.