Phiếu EIR là gì trong logistic – xuất nhập khẩu? Nếu bạn đang có thắc mắc về vấn đề này thì trong bài viết dưới đây, Vạn Hải sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm, chức năng và cách để khai phiếu EIR. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR là viết tắt của Equipment Interchange Receipt, là biên bản ghi nhận tình trạng của container khi nó được bàn giao giữa các bên nhận trong chuỗi vận chuyển, có thể bao gồm nhà vận chuyển, người thuê dịch vụ, cảng biển, kho bãi, nhà xe.
Hãng tàu hoặc hãng vận tải sẽ cấp phiếu EIR cho người gửi hàng để thực hiện việc giao hoặc nhận container. Phiếu EIR có thể được xuất dưới hình thức phiếu giấy hoặc phiếu điện tử.
Phiếu EIR giấy thường in thành 02 bản, người giao và người nhận mỗi bên 01 bản.
Phiếu EIR điện tử sẽ được gửi qua mail cho các bên liên quan.
Hình thức lập Phiếu EIR: Phiếu EIR có thể được lập ra bằng giấy hoặc điện tử.
Chức năng của phiếu EIR
Phiếu EIR được sử dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu – logistics với các chức năng sau:
Là bằng chứng giao nhận container: Phiếu EIR là tài liệu chứng minh việc giao nhận container giữa các bên trong chuỗi vận chuyển, như nhà vận chuyển và khách hàng.
Là cơ sở để kiểm tra và đánh giá tình trạng container: Dựa vào các thông tin trên Phiếu EIR, người nhận có thể kiểm tra tình trạng container và đánh giá xem có bất kỳ hư hại nào không.
Là cơ sở giải tranh chấp và khiếu nại: Phiếu EIR cung cấp thông tin cần thiết để giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến tình trạng container.
Là cơ sở để tính toán chi và bồi thường (nếu có): Các bên sử dụng Phiếu EIR để tính toán chi phí vận chuyển và xác định trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu container bị hư hỏng.
Ngoài ra, phiếu EIR còn có vai trò trong một số trường hợp cụ thể:
Đối với hàng nhập khẩu: Phiếu EIR được cung cấp để xác nhận việc thanh toán phí nâng container lên xe của chủ hàng.
Đối với hàng xuất khẩu: Phiếu EIR được cung cấp để xác nhận việc thanh toán phí nâng container từ xe xuống bãi của chủ hàng.
Ví dụ: Trong thực tế, khi người thuê vận chuyển nhận container từ cảng biển, họ cần kiểm tra kỹ tình trạng của container dựa trên thông tin trong Phiếu EIR. Nếu phát hiện container bị hư hỏng hoặc không đúng với ghi chú trong Phiếu EIR, họ nên yêu cầu cảng biển hoặc nhà vận chuyển sửa chữa hoặc thay thế container. Nếu không báo cáo kịp thời, người thuê có thể phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại nào khi trả lại container.
Các loại phiếu EIR
Dưới đây là các loại phiếu EIR được phân loại theo ngành kinh doanh, mục đích sử dụng và tình trạng thiết bị:
Theo ngành kinh doanh
Phiếu EIR trong vận tải biển: Được sử dụng để ghi nhận việc trao đổi, trả lại và kiểm tra tình trạng của container trong các hoạt động vận chuyển đường biển và tại cảng.
Phiếu EIR trong logistics và kho vận: Dùng để ghi chép quá trình trao đổi và kiểm tra tình trạng của container trong quá trình quản lý logistics và lưu trữ tại kho.
Theo mục đích sử dụng
Phiếu EIR giao nhận (Delivery EIR): Áp dụng khi container được chuyển từ người gửi đến người nhận, ghi lại tình trạng container tại thời điểm nhận hàng.
Phiếu EIR trả hàng (Return EIR): Được sử dụng khi container được trả lại từ người nhận cho người gửi hoặc di chuyển từ địa điểm B về địa điểm A, ghi nhận tình trạng container khi trả hàng.
Theo tình trạng của container
Phiếu EIR đầy đủ (Full EIR): Sử dụng khi container được trao đổi trong tình trạng hoàn chỉnh, không có hư hỏng hoặc thiếu sót.
Phiếu EIR thiếu (Short EIR): Sử dụng khi container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu hụt so với thông tin ghi chép ban đầu.
Mẫu phiếu EIR
Mỗi công ty vận tải có thể sử dụng mẫu phiếu EIR riêng, nhưng thông thường, một phiếu EIR sẽ bao gồm những nội dung sau:
Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, ổ khóa, dây đai, v.v.)
Ngày giờ giao nhận
Tên và chữ ký của người giao nhận
Hướng dẫn khai phiếu EIR
Phiếu EIR bao gồm nhiều phần nội dung khác nhau, cần phải điền đầy đủ để đảm bảo quá trình hàng hóa ra vào cảng diễn ra thuận lợi. Cụ thể:
Phần tiêu đề: Bao gồm logo, tên & số hiệu phiếu, ngày phát hành.
Thông tin về chủ hàng: Ghi rõ tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND/CCCD, số lệnh giao hàng, số Booking Note và hiệu lực của lệnh giao hàng.
Thông tin container: Bao gồm số hiệu container, loại, kích thước, trạng thái, trọng lượng, tên và hãng tàu, ngày xếp dỡ và số seal.
Chi tiết tình trạng container: Ghi chú chi tiết về tình trạng của container, sử dụng mã số quy ước, đánh dấu vị trí hư hỏng trên sơ đồ, và ghi chú cụ thể.
Thông tin giao nhận hàng: Ghi rõ thời gian, phương thức giao nhận hàng, số hiệu xe nâng và số lượng container cần xử lý.
Xác nhận của các bên: Các bên liên quan ký tên để xác nhận thông tin.
Hướng dẫn điền phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả:
Kiểm tra tình trạng container: Kiểm tra kỹ container khi giao nhận, bao gồm: số hiệu, kích thước, loại, tình trạng sạch bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai.
Ghi nhận thông tin: Ghi đầy đủ các thông tin đã kiểm tra vào phiếu EIR, có thể sử dụng phiếu giấy hoặc điện tử. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc bất thường, ghi rõ chi tiết vị trí và mức độ hư hỏng.
Ký tên và ghi ngày giờ giao nhận: Sau khi hoàn tất việc ghi nhận, các bên ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận vào phiếu EIR. Nếu sử dụng phiếu giấy, in hai bản, một cho mỗi bên; nếu dùng phiếu điện tử, gửi qua email hoặc ứng dụng di động.
Lưu trữ phiếu EIR: Lưu trữ phiếu EIR để sử dụng trong các trường hợp kiểm tra, đánh giá và giải quyết tranh chấp liên quan đến container.
Quy trình xin cấp lại phiếu EIR
Trong một số trường hợp không may, nếu làm mất phiếu EIR, bạn có thể xin cấp lại phiếu lần 2 bằng cách thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thông báo mất phiếu EIR và yêu cầu giữ container tại cảng
Thông báo về việc mất phiếu EIR và đề nghị giữ container tại cảng ngay lập tức để tránh trường hợp có người nhặt được phiếu và lấy hàng rời cảng.
Cung cấp CMND và điền thông tin vào form công văn có sẵn tại Trực ban sản xuất cảng, sau đó ký tên. Không cần công ty đóng dấu.
Bước 2: Làm công văn xin cấp lại phiếu EIR
Liên hệ với hải quan giám sát cổng để xin xác nhận rằng “Cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc, nếu phiếu EIR đã được thanh lý cổng thì xin xác nhận rằng “Cont chưa được lấy ra khỏi cảng”.
Bước 3: In lại phiếu EIR
Sau khi nhận được xác nhận của hải quan giám sát cổng, đến Trực ban sản xuất cảng để yêu cầu mở giữ container và xin cấp lại phiếu EIR lần 2.
Mang công văn này ra Thương vụ cảng để in lại phiếu mới và tiếp tục quy trình thanh lý cổng như bình thường.
Thuật ngữ phôi phiếu EIR đối với hàng xuất và nhập khẩu
Phiếu EIR được sử dụng trong quy trình xuất nhập khẩu theo các trường hợp sau:
Đối với hàng xuất:
Cấp rỗng: Áp dụng khi cảng cấp container rỗng cho người giao nhận (FWD) để đóng hàng. Lúc này, FWD sẽ thanh toán phí nâng container rỗng lên xe.
Hạ bãi: Được sử dụng khi cảng xác nhận đã nhận hàng từ FWD và đưa vào bãi C/Y để chuẩn bị làm thủ tục hải quan. FWD sẽ thanh toán phí hạ container từ xe xuống bãi.
Đối với hàng nhập:
Lấy nguyên: Áp dụng khi lấy container hàng từ cảng để đưa về kho. Trong trường hợp này phải trả phí nâng container rỗng lên xe.
Trả rỗng: Dùng để trả container rỗng về cảng hoặc bãi, phải trả phí hạ container từ xe xuống bãi.
Lưu ý: Đối với hàng nhập khẩu, yêu cầu cược container thì mới có thể lấy container từ cảng về kho. Sau khi hoàn tất quy trình và nếu container không bị hư hỏng, tiền cọc sẽ được hoàn trả.