Nội dung bài viết

Arrival Notice là một chứng từ quan trọng trong lĩnh vực logistics và vận tải hàng hóa quốc tế. Vậy Arrival Notice là gì? Trong bài viết này Vạn Hải sẽ giúp bạn làm rõ đặc điểm, ý nghĩa, nội dung của giấy thông báo hàng đến (arrival notice). Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Arrival Notice là gì?

Arrival notice hay Thông báo hàng đến là chứng từ vận tải mà hãng tàu/hãng hàng không hoặc công ty giao nhận vận tải gửi cho người nhận hàng nhằm mục đích thông báo cho họ về ngày lô hàng đến điểm đích.

Ngoài ra, trên arrival notice cũng bao gồm thông tin liên hệ người nhận người gửi, số lượng hàng hóa, địa chỉ nhận hàng và các khoản phí phải trả khi nhận hàng,….Dựa trên thông tin này, người nhận sẽ đưa ra phương án khai thác hàng phù hợp và hiệu quả.

Đặc điểm của Arrival Notice

Dưới đây là những đặc điểm của thông báo hàng đến cần phải biết

  • Arrival Notice là chứng từ chỉ có trong hàng nhập khẩu, không có đối với hàng xuất.
  • Giấy báo hàng đến được phát hành bởi người chuyên chở (hãng tàu, hãng bay) hoặc bên cung cấp dịch vụ vận tải.
  • Giấy báo hàng đến được tạo ra với mục đích là thông báo tình trạng lô hàng, số lượng hàng, cước phí vận chuyển mà người người mua có thể phải thanh toán tại đầu nhập.
  • Arrival Notice là chứng từ quan trọng, bởi vì nó được sử dụng để khai báo hải quan, mang hàng hóa về kho.

Arrival Notice do ai phát  hành?

Arrival Notice có thể được phát hành bởi: hãng tàu, hãng tàu không tàu NVOCC, đại lý hãng tàu, công ty giao nhận vận chuyển – freight forwarder hoặc công ty logistics.

  • Nếu chủ hàng sử dụng dịch vụ của hãng tàu thì hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu tại cảng dỡ sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành arrival notice
  • Nếu chủ hàng sử dụng dịch vụ của công ty forwarder hoặc công ty logistics thì hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ phát hành arrival notice cho công ty logistics, forwarder. Sau đó, các đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm phát hành một bản thông báo hàng đến khác dựa trên bản gốc do hãng tàu phát hành, rồi gửi đến chủ hàng.

Mẫu nội dung trên Arrival notice

nội dung trên arrival notice

Cấu trúc giấy báo hàng đến của các đơn vị phát hành có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên về cơ bản nội dung trên arrival notice thường bao gồm những thông tin sau:

  • Shipper: Tên, địa chỉ liên lạc của người gửi hàng/người bán.
  • Consignee: Tên, địa chỉ liên lạc của người nhận hàng/người mua.
  • Notify Party: Thông tin chi tiết bên thông báo (có thể là đại lý hải quan/công ty giao nhận vận tải được chỉ định bởi người nhận hàng) bao gồm tên, địa chỉ, chi tiết liên lạc.
  • B/L, SWB hoặc AWB Number: Số vận đơn gốc, số vận đơn đường biển hoặc số vận đơn đường hàng không thường được chỉ định bởi người vận chuyển.
  • Vessel/Flight Information: Thông tin tàu/chuyến bay bao gồm tên tàu hoặc tên máy bay và chuyến bay hoặc số hiệu chuyến bay.
  • Cargo Information: Thông tin hàng hóa bao gồm mô tả chung về loại và số lượng hàng được khai báo bởi người gửi hàng.
  • Container hoặc ULD Number: Số container đối với vận chuyển bằng đường biển hoặc ULD Number đối với vận chuyển bằng đường hàng không.
  • Estimated Arrival Time (ETA): Ngày dự kiến hàng hóa sẽ đến cảng dỡ hoặc sân bay đích.
  • Actual Arrival Time (ATA): Thời gian thực tế tàu neo đậu tại cảng dỡ hàng hoặc máy bay đến sân bay đích.
  • Port of Loading/Origin Airport: Cảng hàng hóa xuất phát hoặc sân bay hàng hóa xuất phát.
  • Port of Discharge/Destination Airport: Cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích nơi hàng hóa được dỡ.
  • Place of Delivery: Địa điểm giao hàng, có thể là tại cảng đích, sân bay đích hoặc cơ sở của người nhận hàng.
  • Địa điểm nhận hàng: Địa điểm nhận hàng sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, thường là cảng container hoặc cảng sân.
  • Freight Terms: Điều khoản Incoterms sử dụng được thỏa thuận trong hợp đồng giữa người gửi và người nhận.
  • Freight Charges: Số tiền người nhận phải trả cho người vận chuyển.
  • Remark: Ghi chú của hãng tàu nếu có.

Ý nghĩa của arrival notice đối với các bên liên quan

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, arrival notice là một chứng từ quan trọng, có ý nghĩa khác nhau đối với các bên liên quan trong hợp đồng ngoại thương. Cụ thể:

Đối với đơn vị phát hành

  • Là căn cứ thông báo để chủ hàng biết được tiến độ hàng hóa.
  • Dựa vào giấy báo hàng đến để thu phí và các phụ phí từ người nhận hàng.
  • Giúp xác định số lượng hàng hóa thực tế sẽ dỡ, trả tại cảng nhập.
  • Căn cứ để giải quyết các vấn đề phát sinh với người nhận hàng nếu có tranh chấp.

Đối với người nhận thông báo

  • Dựa vào thông báo hàng đến để lập phương án khai thác hàng hóa.
  • Tính toán các chi phí cần phải thanh toán để nhận hàng.
  • Kiểm tra và xác nhận lại số lượng hàng thực tế so với bill để biết hàng về đủ hay thiếu.
  • Sử dụng thông tin trên arrival notice để khai báo hải quan điện tử.

Cần làm gì sau khi nhận giấy thông báo hàng đến

Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến, doanh nghiệp sẽ thực hiện quy trình sau để nhận hàng:

  • Khai báo hải quan hàng nhập
  • Khai Emanifest cho hàng hóa
  • Lấy lệnh giao hàng D/O: Bộ phận hiện trường sẽ tới văn phòng cảng lấy lệnh giao hàng D/0 ( Delievery oder). Khi đến lấy lệnh giao hàng phải xuất trình: Giấy giới thiệu, CMT & Vận đơn của lô hàng và giấy báo hàng đến. Sau khi hoàn thành các thủ tục chứng từ và đóng tiền doanh nghiệp sẽ nhận được lệnh giao hàng để mang đi nhận hàng.