Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết

Trong bài viết này Vạn Hải sẽ chia sẻ đến sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa và lời giải thích chi tiết cho từng bước. Cùng tìm hiểu ngay nhé! 

1. Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa

Xuất khẩu hàng hóa phức tạp với nhiều khâu, nên nhiều doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ logistic để hỗ trợ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm tổng quan quy trình để chủ động hơn. Dưới đây là sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa cơ bản, bạn có thể tham khảo: 

1.1. Đàm phán để ký kết hợp đồng ngoại thương 

Để đàm phán thương mại thành công, bước đầu tiên là chuẩn bị kỹ lưỡng với các công việc như xác định mục tiêu đàm phán, chuẩn bị nội dung, tìm hiểu thông tin về đối tác, hàng hóa và nhân sự thực hiện. Việc đàm phán có thể diễn ra qua thư tín, điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp. 

Trong quá trình đàm phán, hai bên cần xem xét kỹ lưỡng tất cả các điều khoản nêu ra trong hợp đồng, đặc biệt là về vận chuyển và thủ tục hải quan, bao gồm thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng và xác nhận chất lượng, cùng với các chứng từ vận chuyển và thanh toán.  

Ngoài ra, các nội dung cơ bản khác cũng cần được thống nhất như thông tin gói hàng, giá cả, hình thức thanh toán, các phí dịch vụ, khuyến mãi, khiếu nại. Khi hai bên đã đồng ý các điều khoản, thì sẽ đi đến bước tiếp theo là ký kết hợp đồng. 

1.2. Ký hợp đồng giao dịch 

Khi xuất khẩu hàng hóa, việc ký hợp đồng giao dịch là vô cùng quan trọng. Hợp đồng này sẽ được xây dựng dựa trên các điều kiện sau:  

• Các quy định, định hướng, kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của Nhà nước. 
• Nhu cầu của thị trường, thông tin về chào hàng và đơn đặt hàng của bạn hàng. 
• Các điều khoản mà hai bên đã thống nhất và cam kết, bao gồm: Tên hàng, phẩm chất, quy cách, số lượng, bao bì, ký mã hiệu và giá cả; Thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải; Điều kiện kiểm nghiệm hàng hóa, thanh toán trả tiền, khiếu nại, điều khoản bất khả kháng và điều khoản trọng tài. 

1.3. Xin giấy phép xuất khẩu 

Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp không cần phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường nếu chúng phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước và đã được cơ quan ban ngành cho phép.  

Tuy nhiên, quy định này không áp dụng cho các loại hàng hóa đặc biệt do chính phủ quản lý như gỗ, đá quý, cổ vật, sách báo, vật liệu nổ, tác phẩm nghệ thuật và các loại hàng hóa khác được quy định trong các quy định hiện hành. 

Việc xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa có thể tốn nhiều thời gian trong quy trình xuất khẩu. Do đó, nếu để giảm thiểu thời gian và công sức, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan của Vạn Hải Group để giúp bạn hoàn thành các thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. 

1.4. Chuẩn bị hàng để giao cho bên vận chuyển 

Trong hợp đồng xuất khẩu, có một điều khoản quan trọng là chủ hàng phải tổ chức thu gom hàng hóa và đóng gói bao bì thành lô hàng xuất khẩu, đồng thời đánh dấu kỹ mã hiệu hàng hoá. Sau đó, bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho đối tác vận chuyển theo lịch trình đã thống nhất trong hợp đồng, đồng thời cung cấp các chỉ dẫn cần thiết để đảm bảo việc giao hàng diễn ra thuận lợi. Hãng vận chuyển có thể là hàng không hoặc đường biển, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. 

1.5. Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu 

Để xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục hải quan đầy đủ. Để chuẩn bị cho thủ tục này, doanh nghiệp cần thu thập và chuẩn bị các chứng từ như: 

• Hợp đồng ngoại thương 
• Commercial invoice 
• Packing list 
• Giấy giới thiệu và các chứng từ khác nếu có.  

Sau đó, các công ty forwarder sẽ sử dụng các chứng từ này để trình cục hải quan kiểm tra và quyết định thông quan cho lô hàng. 

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, chủ hàng tiến hành giao hàng tại cảng của nước nhập khẩu. Tại đây, đại lý của bên chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến thuế và hải quan tại cảng hoặc sân bay để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng. 

1.6. Chuẩn bị thanh toán 

Thanh toán là một bước quan trọng và là kết quả cuối cùng của quy trình xuất khẩu hàng hóa. Để tránh rủi ro cao cho nhà xuất khẩu trong việc thu hồi tiền hàng, đòi hỏi doanh nghiệp cần có nghiệp vụ xác nhận thanh toán vững chắc. Hiện nay có ba phương thức thanh toán phổ biến được sử dụng: 

• Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Người mua phải mở L/C đúng hạn đã thỏa thuận, bên bán cần xác định lại khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C mà khách hàng đã lập trước khi giao hàng. 
• Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Ngay sau khi giao hàng, doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập đầy đủ chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho đơn vị này việc thu đòi tiền của đối tác. 
• Thanh toán bằng điện chuyển tiền TT (Telegraphic Transfer): Ngân hàng chuyển một số tiền cho bên xuất khẩu bằng cách chuyển tiền điện Swift/telex theo chỉ định của bên nhập khẩu. 

Đọc thêm: Dịch vụ vận tải đường biển uy tín của Vạn Hải Group

2. Những lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa

Khi bạn xuất hàng, ngoài việc nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa, những điểm sau đây cũng rất quan trọng để tránh các tình huống không may và tránh thiệt hại không đáng có:  

• Đảm bảo đầy đủ giấy tờ của hàng hóa theo quy định, bao gồm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, tem phiếu đầy đủ và các giấy tờ khác. 
• Chú ý đến trọng lượng hàng hóa và lựa chọn loại hình xuất khẩu phù hợp, tùy thuộc vào số lượng hàng cần vận chuyển. Ví dụ, đường hàng không chỉ cho phép vận chuyển trọng lượng hàng ở mức độ vừa và nhỏ, nên bạn có thể sử dụng hai loại hình xuất khẩu khác là đường thủy hoặc đường bộ để vận chuyển hàng hóa nhiều. 
• Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình, giá cước, lựa chọn hãng vận chuyển uy tín và tuyến vận chuyển thích hợp. Bạn cũng cần liên hệ để giao hàng, ký biên bản giao hàng và cung cấp thông tin bổ sung, cuối cùng để đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí. 
• Đóng gói hàng hóa đầy đủ theo quy trình và quy định với từng mặt hàng để bảo quản hàng hóa được tốt nhất, tránh thiệt hại do hàng bị hư hỏng khi vận chuyển. 
• Đảm bảo ghi rõ thông tin địa chỉ người nhận hàng để tránh trường hợp hàng hóa bị trả lại do không xác định được nơi nhận. 
• Giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại một cách kịp thời và cẩn thận khi soạn hợp đồng để tránh những sai phạm đáng tiếc cho cả hai bên. 

Tóm lại, xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi sự tuân thủ các quy định và quy trình pháp lý của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, từ việc đăng ký kinh doanh, thủ tục thông quan hàng hóa, đóng gói, vận chuyển, đến việc thanh toán tiền hàng hóa. Việc thực hiện đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa giúp cho các doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và giảm thiểu các chi phí phát sinh không đáng có.